Como criar um painel de inteligência de negócios na sua empresa

por | Atualizado em 27/03/2022

Hoje vou te mostrar todo o passo a passo de como criar um painel de inteligência de negócios na sua empresa.

Gostaria de começar abordando rapidamente uma das ferramentas mais famosas de construção de modelos de negócios. 

Você já ouviu falar de Business Model Canvas? 

Ele é aquela ferramenta famosa onde conseguimos descrever todo o modelo de negócios de uma empresa em apenas uma folha e 9 itens.

Ele e outras diversas metodologias atuais concordam que a essência e o coração de um negócio é compreender muito bem o público alvo e a proposta de valor que entregamos para este público. Por isso foi criado o Canvas da Proposta de Valor e eles são considerados os primeiros itens que precisamos definir dentro do modelo de negócios.

A grande questão é que a maioria dos empresários não utilizam de um pensamento científico para buscar tomar decisões com base em dados e fatos. No final das contas, muitos tomam decisões com base no achismo.

O que eu vou mostrar aqui pode ajudar você e a sua empresa a tomar decisões melhores.

O fundamento de tudo que vou falar aqui está voltado para uma coisa: Dados, também conhecido como o “novo petróleo” dos tempos modernos.

Sem ele não temos nada, não existe conhecimento, não existe inteligência…

Sem dados, nós ficamos refém do achismo.

Imagine você deitado em uma mesa de cirurgia, onde um médico irá abrir o seu corpo.

Você prefere que o médico siga os procedimentos padrões baseados no método científico que foi validado em milhares de pessoas ou prefere um médico inovador que vai testar algo novo com base apenas no que ele acha que vai dar certo?

Parece uma pergunta idiota, mas quando falamos de empresas, eu já vivenciei coisas similares, já vi empresas que estão quase morrendo precisando de cirurgia, mas o ego dos sócios impede a empresa de obter ajuda externa de alguém que já passou por aquilo e sabe como resolver. 

Esse ego impede de contratar um “médico de empresa”, também conhecido como consultor empresarial para fazer a cirurgia que a empresa precisa.

Muitos empresários e muitas empresas continuam com a arrogância em achar que já sabem das coisas, mesmo quando os dados e fatos mostram o contrário.

É uma verdadeira dissonância cognitiva, que continua acontecendo com milhões de empresas brasileiras. Isso ocorre pois aceitar a realidade é muito doloroso, sempre será mais fácil culpar terceiros e buscar uma nova solução mágica para os problemas.

A grande questão é que estatisticamente isso tende a não funcionar, dados do IBGE apontam que 75% das empresas fecham em 10 anos. Ou seja, tem mais chances de a sua empresa quebrar do que perpetuar no futuro.

Ok, mas o que podemos fazer para reduzir esse risco?

É claro, podemos tomar decisões melhores utilizando dados e fatos, ao invés de achismos.

Mas como fazer isso?

Pois bem, selecionei as 8 principais reflexões que precisamos fazer:

– O que de fato queremos saber?

– Quais indicadores queremos acompanhar?

– Como coletar os dados de maneira mais precisa possível?

– Quais sistemas eu preciso ter para coletar e armazenar esses dados?

– Como posso automatizar processos para evitar erros humanos na coleta dos dados?

– Onde esses dados ficarão armazenados?

– Como vamos tratar e exibir visualmente esses dados em painéis de BI?

– Como extrair ideias de negócios através de análise de painéis de BI?

1 – O que de fato queremos saber?

Talvez você já tenha notado que tudo isso que falei acima pode ser aplicado em qualquer área da empresa. Minha recomendação é começar no Financeiro, Comercial e Marketing.

No Financeiro queremos saber se a saúde financeira da empresa está em dia, queremos ter uma visão geral dos principais números.

No Comercial queremos além de mensurar a quantidade de vendas, queremos entender o público para qual estamos vendendo.

No Marketing queremos além de mensurar a quantidade de leads e oportunidades geradas, queremos entender qual é o público que estamos atraindo, cadastrando, ou gerando oportunidades.

Ou seja, o cadastro do cliente sempre é importante, seja o cliente vindo do marketing ou sendo prospectado presencialmente pelo vendedor.

2 – Quais indicadores queremos acompanhar?

No Financeiro eu buscaria saber as principais métricas de um DRE como

  • Receita Bruta (Faturamento ou ROB)
  • Deduções e Impostos
  • Receita Líquida (ROL)
  • Custos de Produtos Vendidos (Variáveis)
  • Custos de Mercadoria Vendidos (Variáveis)
  • Custos de Serviços Vendidos (Variáveis)
  • Lucro Bruto / Margem de Contribuição
  • Gastos com Funcionários (Fixos)
  • Gastos Operacionais (Fixos)
  • Lucro Operacional (EBITDA)
  • Outros Gastos Financeiros (Outros)
  • Outros Gastos (Depreciação, Amortização, Exaustão e etc)
  • Outros Tributos (IRPJ e CSLL)
  • Resultado Líquido (Lucro ou Prejuízo)

Mas também podemos pensar em Fluxo de Caixa e Balanço patrimonial…

No Comercial e no Marketing eu buscaria entender o máximo possível o público que estamos atraindo como Lead e os que estamos fechando venda, mas para isso eu precisaria saber informações sobre ele, no caso de um negócio B2B (business to business)

  • Porte da Empresa com faixa de faturamento mensal (saber se tem budget)
  • Nº de Funcionários (saber se tem budget)
  • Cargo (saber se é um decisor)
  • Principal desafio (a principal dor que o lead seleciona no cadastro)
  • Principal área de atuação (saber se está no perfil ideal de atuação)
  • Estado (UF)
  • Cidade
  • Gênero

Além disso, precisamos saber todas as métricas etapa por etapa

  • Nº de pessoas alcançadas
  • Nº de visitantes no site ou loja
  • Nº de lead ou cadastros loja
  • Nº de primeiro contatos (pré-vendas)
  • Nº de propostas realizadas (oportunidades)
  • Nº de vendas realizadas

No caso da empresa seguir o método “Receita Previsível”, é interessante ter a separação dos leads que vem do marketing dos leads que são prospectados pelas vendas ativas. 

Se você não conhece, vou resumir pra você…

Quando falamos de vendas complexas B2B com ticket médio acima de U$5.000, existe uma metodologia validada mundialmente por grandes empresas e startups unicórnios, a qual divide o processo de comercial em pré-vendas e vendas. 

Onde os pré-vendedores são especialistas em qualificar o lead para o vendedor fechar a venda. Mas ela também defende a separação desses pre-vendedores em 2 tipos, um que é chamado de MRR (pre-vendedor responsável pelos leads do marketing) e um SDR (pre-vendedor de vendas ativas) atuando de maneira distinta.

Ou seja, por isso disse que neste caso precisamos pensar nas duas possíveis jornadas do cliente, sendo prospectado pelo SDR ou sendo atraída pelo marketing e abordada pelo MRR. ok?

3 – Como coletar os dados de maneira mais precisa possível?

Ok, agora que sabemos o que queremos saber e quais indicadores vamos acompanhar, precisamos entender como os dados serão coletados. Nós precisamos buscar a maior precisão possível.

Seguindo a linha de raciocínio anterior de um negócio B2B, notamos que em algum momento da jornada precisaremos de um formulário de inscrição para poder coletar as informações. Isso pode ocorrer no marketing quando o lead se cadastra para falar com um vendedor ou baixa um material da sua empresa (ebook, planilhas, relatório, pesquisa, etc)

Estes dados são importantes para o Marketing entender se estão atraindo o público certo…

No comercial, os pré-vendedores podem confirmar as informações, tendo em mente que sempre existe uma taxa de preenchimento errado nos formulários na internet, o papel do pre-vendedor é fundamental para auditar essas informações e tornar mais preciso. Dependendo do caso, podemos deixar para auditar essas informações apenas depois que o cliente compra, pois ele já confia mais na empresa e poderá prover informações mais precisas.

No Financeiro é mais simples, basta usar um sistema financeiro ou ERP. Teremos todos os dados lá e depois é só extrair. Lembre-se de usar um sistema que tenha API, isso irá facilitar a conexão com outros sistemas e automatizar a atualização dos dados.

4 – Quais sistemas eu preciso ter para coletar e armazenar esses dados?

Como falei anteriormente, no financeiro você vai precisar de um sistema financeiro ou ERP, de preferência que tenha API para podermos automatizar a atualização dos dados online.

No Marketing, você precisará de um CRM que colete e armazene todos os dados de inscrição e todo o relacionamento realizado com os contatos (leads) e com os clientes. Precisa ser um sistema que tenha conformidade com a LGPD. No momento do cadastro lembre-se de incluir os termos de aceite com as políticas de privacidade e termos de uso da empresa.

Não esqueça que podemos ter diversos outros sistemas para coletar e armazenar dados, como um sistema de RH (people analytics), sistema para entrega ou operação, sistema para acompanhar o atendimento e Sucesso do Cliente (CS), TI, logística, produção, entre outros.

5 – Como posso automatizar processos para evitar erros humanos na coleta dos dados?

Este é um ponto fundamental que a maioria das empresas acabam pulando. 

Para termos dados precisos do tempo que o lead está em cada etapa, vamos precisar automatizar alguns processos, como por exemplo, se o lead assina o contrato digital ele já pode computar automaticamente no CRM.

Ou quando o cliente efetua o pagamento, essa informação já pode ir automaticamente pro CRM para carimbar o dia e hora exata do momento da compra e evitar que um vendedor esqueça de atualizar o CRM ou atualize de maneira errada.

Ou depois que o cliente fizer o pagamento, aguardar 7 dias e emitir a nota fiscal eletrônica automaticamente e enviar por email.

São pequenas coisas que geram economia de dinheiro, economia de tempo em atividades repetitivas e de baixo valor agregado para a empresa e ainda evitam erros humanos no processo. Se você tem conhecimento para isso, por que não aplicar?

6 – Onde esses dados ficarão armazenados?

Até aqui nós já falamos dos dois principais sistemas que toda empresa precisa ter para conseguir ter inteligência de negócios, um sistema financeiro ou ERP e um CRM. Mas não esqueça dos outros sistemas que foram citados, pois também são muito importantes.

A questão agora é refletir se vamos centralizar todos os dados em um banco de dados próprio ou se vamos deixá-los separados. Novamente reforço que a conexão API será importante para automatizar a coleta dessas diversas fontes de dados.

Se a sua empresa é muito pequena e não tem um TI estruturado, por enquanto talvez seja melhor mantê-los separados, mas saiba que o ideal é ter um banco de dados próprio centralizando as informações de cada sistema.

7 – Como vamos tratar e exibir visualmente esses dados em painéis de BI?

Agora que já temos os dados em sistemas distintos, o nosso trabalho agora é extrair, tratar e carregar. Isso também é chamado de ETL. Existem sistemas específicos para realizar este trabalho, mas aqui vou recomendar que utilize o próprio Power BI da Microsoft para fazer isso. Pois ele já possui uma ferramenta para obter dados de diferentes origens distintas, seja de um CSV, planilha, API de outro sistema, etc. 

Depois de ter conectado todas as fontes de dados dos sistemas no Power BI, nós iremos criar os relacionamentos entre as tabelas. 

Feito isso, nós podemos criar os gráficos para montar os nossos painéis e relatórios. Nesse processo você precisará fazer algumas medidas usando a linguagem DAX, mas é como se fosse uma fórmula de excel. 

Dá pra fazer coisas complexas, mas pra fazer coisas simples você consegue aprender rapidamente.

8 – Como extrair ideias de negócios através de análise de painéis de BI?

Se você chegou até aqui, executando corretamente os passos anteriores e estruturando adequadamente os dados, eu tenho que te dar os parabéns, pois poucas empresas chegam.

Depois que todo o trabalho técnico está pronto e garantindo que os dados são os mais fiéis possíveis, nós podemos realizar análises profundas e extrair ideias de negócios para a empresa.

Vou te contar alguns exemplos de análises que já fiz…

No projeto A, eu identifiquei que o custo por venda estava muito alto e que não estávamos atraindo os públicos qualificados para fechar vendas. Estávamos pagando R$312/lead, mas depois do nosso ajuste em todo o processo de captura e atendimento do lead, nosso custo por lead foi para R$15,68/lead. Isso representa uma redução de 19,8x.

Além disso, o custo por venda que era de R$2.869 foi para R$431,34, uma redução de 6,6x. Nessa semana de campanha conseguimos um ROI de 10x e ROAS de 74x. Isso significa que a cada R$1 investido voltou R$10 no caixa da empresa e R$74 no faturamento.

Já no Projeto B, eu percebi que estávamos vendendo 40% para um público que não era o planejado. Com isso, criamos uma segunda linha exclusiva para esse público com uma comunicação mais alinhada e focada. Nós percebemos que este público também era um público interessante e lucrativo, embora a gente não tenha pensado nele.

Conclusão

Com todas as informações que passei aqui neste artigo você será capaz de criar um painel de inteligência de negócios na sua empresa para te ajudar a tomar decisões melhores e extrair ideias de ações que poderão gerar resultados incríveis.

Se você tiver dificuldade técnica para conseguir fazer tudo isso, me mande uma mensagem no privado, certamente poderei te ajudar ou te conectar com profissionais para preparar tudo isso para você.

Sucesso para você e sua empresa.

Vamos juntos !

Gostou? Então se inscreva para receber novidades do blog !

COMENTÁRIOS